Ya sea porque muchos inician su negocio a una edad madura, y por ende, les cuesta conectarse con el mundo de la computación, o porque simplemente ignoran los beneficios que la era digital les puede acarrear a sus pymes; son muchos los emprendedores que mantienen una considerable distancia respecto a la tecnología.
Este era el caso de Bel-Ray (empresa dedicada a la venta de lubricantes) hasta que adoptaron un software de gestión. Antes eran pequeños pero ahora han pasado a ser medianos; y también está YKK Chile una multinacional (especializada en la fabricación de cierres de cremallera, venta de botones, remaches metálicos y velero), que en Chile tiene calidad de EMT y recientemente adquirió esta tecnología.
Aquí Javier Schneider, gerente general de YKK Chile, y Enrique Russi, subgerente de administración y finanzas de Bel-Ray Chile S. A. dan cuenta de sus experiencias en la utilización de esta tecnología.
Ambos emprendedores respondieron a las inquietudes de EMT respecto al uso de la tecnología en sus negocios.
-¿Qué aplicación le dan en su empresa a este software?
-Javier Schneider: Totvs es una empresa que entrega una solución tecnológica a través de un sistema de gestión conocido como Microsiga. La aplicación que tiene éste software es primordial en el funcionamiento diario de la empresa. Es una herramienta que interactúa en todas las etapas y procesos desde los pedidos de venta, producción y finalizando en el despacho.
-Enrique Russi: es la herramienta de gestión más importante que tenemos en estos momentos. La mayoría de los procesos críticos de nuestra organización se trabajan a través de alguno de los módulos de Totvs, abastecimiento, almacenaje y despacho, ventas, facturación (en conjunto con otra plataforma para el manejo de facturación electrónica), contabilidad y finanzas, remuneraciones y manejo de proyectos. Además estamos revisando otras funcionalidades para ver si podemos incorporarlos.
Del personal actual de la empresa (aproximadamente 250 personas), cerca de 80 personas cumplen funciones que los obligan en alguna medida a trabajar con el sistema, además de otros que necesitan la información obtenida a través de éste.
-¿Porqué decidió implementar este software en su empresa?
-Javier Schneider: YKK Chile en sus inicios en 1991, contaba con un software de gestión estándar el cual no entregaba las herramientas necesarias para optimizar los procesos productivos. Considerando ésta como la principal limitante para un desarrollo acorde a las necesidades internas, se decidió por un software que ya estaba siendo usado con muy buenos resultados en nuestra casa matriz, y que también cumpliera con los estándares que requería nuestra empresa.
-Enrique Russi: El sistema que se usaba antes del Totvs era muy básico, muy simplista. Prácticamente no entregaba ninguna información de gestión lo cual obligaba a duplicar algunos procesos y registros, por lo que se decidió buscar e implementar un sistema único de gestión, que incorporara distintos aspectos y que los integrara de forma natural.
De todas las alternativas analizadas Totvs era la con mejor relación costo-beneficio para nuestra organización. Su alta personalización lo hacía adecuado para adaptarse a los procesos establecidos, y en otros presentaba una mejor solución que la que se usaba en ese momento. El sistema además es muy intuitivo, lo cual ayuda al personal nuevo a aprender a usarlo.
-¿Cuánto y cómo ha cambiado la gestión tras la implementación de este software?
-Javier Schneider: La evaluación que podemos hacer a través de su software Microsiga es muy buena, actualmente YKK Chile cuenta con las herramientas necesarias para hacer eficientes todos los procesos productivos. Otro punto fundamental, es que por medio de sus reportes, se desprenden datos para los análisis de la gestión, y para la toma de decisiones en un mercado que está en constante movimiento.
-Enrique Russi: El traspaso de un sistema a otro suele ser complejo, pero Totvs ha sido una herramienta muy valiosa, proporcionando información confiable, oportuna y útil a los distintos niveles de la organización (gerencia, vendedores, logística, etc.) para la gestión de la mayoría de las áreas de la empresa. Los usuarios están acostumbrados al sistema y lo encuentran amigable y fácil de usar.
PRODUCTO DIFERENCIADO
“Ya tenemos experiencias en trabajar con pymes, por ende, nos resulta más fácil primero profundizar el negocio con éstas, para después dirigirnos a las microempresas; no queremos abrir un juego nuevo antes de manejar a cabalidad el otro”, explica Carlos Maiztegui, director general para el cono sur de Totvs.
“Cuando se vende en un mercado muy pequeño (como el de las micro-
empresas), se puede ofertar el software casi como si fuera una simple caja, uno podría decirle a los clientes te entrego esto, te paso el manual y úsalo. Nosotros no podemos hacer eso porque el nivel de complejidad de las pymes es mayor, entonces vendemos el software con una cantidad de servicios de 400 ó 500 horas para que les funcione”, agrega.
